El Ciclo de Pedido es el tiempo transcurrido desde el momento que un cliente hace la solicitud de un producto o servicio hasta el momento en que recibe lo solicitado y genera el pago. Por lo tanto, este tiempo se ve influenciado por los tiempos de otros procesos realizados al interior de la empresa tales como procesamiento del pedido, disponibilidad de inventario, producción, tiempo de entrega, entre otros.
En Guacamole Listo entienden por Ciclo de Pedido la frecuencia con la que se le hace la entrega al cliente del producto que solicita.
CANALES DE RECEPCIÓN DE PEDIDOS
Desde principios del 2016, Guacamole Listo implementó la recepción de pedidos mediante correo electrónico (guacamolelisto@gmail.com), esto les permito planear y programar los pedidos con mayor facilidad y tener una comunicación más directa con los clientes. Anteriormente, estos pedidos se hacían por vía telefónica, aunque aún tienen por costumbre que los días MIÉRCOLES en la mañana llaman a sus clientes para saber que necesitan. Eligieron este día ya que la mayoría de los clientes requieren el producto para el día viernes, debido a que son restaurantes y asaderos y el fin de semana es donde más ventas presentan y por lo tanto, requieren más producto. Así mismo, algunos clientes llaman directamente a la empresa a realizar los pedidos.
La forma en que Guacamole Listo coordina toda la información recibida mediante correo electrónico, las llamadas que ellos realizan y las llamadas que reciben de sus clientes es mediante un grupo en Whatsapp y allí participan las personas que están a cargo de cada uno de estos canales de recepción de pedidos. Cada vez que reciben un pedido, lo escriben en el grupo y así evitan que se produzca más producto del requerido o que por el contrario, se produzca menos (teniendo en cuenta que son una empresa que trabajo con sistema pull).
El día miércoles también acumulan toda la información recibida en la semana y generan una orden de producción. Con esta, saben cuántos kilos de guacamole deben producir y con base en esto, generan la orden de compra del aguacate, el cual debe ser el doble de los kilos que se requieren de guacamole. La empresa no compra el aguacate hasta conocer la demanda de su producto, ya que esta es una materia prima perecedera y tener inventario implicaría tener una infraestructura más amplia para poder conservarlo. Además, esta metodología les permite fabricar el guacamole lo más fresco posible, sin embargo, esto hace que el costo de este insumo sea muy variable, ya que no tienen un proveedor fijo y como se trata de una fruta estacional, cuando no está en cosecha su precio aumenta.
Los demás insumos necesarios para la producción los tienen en inventario. Por ejemplo, el cilantro y la cebolla los adquieren para una semana; los empaques los adquieren para 6 meses, debido a que el precio de estos fluctúa de acuerdo al valor del dolar, de esta manera garantizan que sus costos no tengan una fluctuación tan constante.
TIEMPOS DEL CICLO DE PEDIDOS
El lead time de Guacamole Listo es de 2 días.
El lead time del proveedor de aguacate es de 1 día. Por lo tanto, el miércoles realizan el pedido y el día jueves pueden iniciar la producción del guacamole. Todo el día lo emplean en la producción y por la noche dejan en refrigeración el producto, ya que un indicador de calidad realizado por sus clientes al momento de recibir el guacamole es que este debe tener una temperatura de 4 °C para aceptarlo. Y para que Guacamole Listo pueda garantizar dicha temperatura debe haber refrigerado el producto por lo menos 12 horas antes de realizar la entrega.
El tiempo de pago de los clientes varía de uno a otro. Guacamole Listo tiene clientes que pagan de contado, a 15, a 30 y a 90 días. Esto depende del tamaño del pedido, de las políticas manejadas por el cliente y de las negociaciones realizadas con ellos. Por ejemplo, la última negociación realizada por ellos fue con Bogotá Beer Company, la cual fue comprada por Miller Lite y esta empresa tiene una política de pago la cual no es inferior a 120 días, pero Guacamole Listo llegó a un acuerdo de pago de 90 días. Además, muchas empresas que pagaban de contado ahora pagan a crédito, debido a la implementación del impuesto CREE (impuesto sobre la renta para la equidad), por lo tanto, algunos factores externos también influyen en los términos de pago, lo cual aumenta el ciclo de pedido.
INDICADORES
Guacamole Listo solo maneja formatos de pedidos y entregas, pero indicadores formales no manejan. Los clientes que ellos conocen que manejan indicadores son Enriko y Sandwich Qbano, además, este último envía semanalmente un formato de recepción de pedidos donde indican pedidos cumplidos y pedidos pendientes (esto debido a que ellos hacen el pedido mensual e indican cuántos kilos requieren por semana y de esta manera, la empresa hace la entrega semanalmente)
PERSONAS INVOLUCRADAS EN EL CICLO DE PEDIDOS
En Guacamole Listo las personas que están involucradas en el ciclo de pedidos son las siguientes:
Martha Orozco: Maneja los pedidos por correo electrónico y socia propietaria de la empresa.
Fanny: Realiza las llamadas a los clientes los días miércoles (además, es la jefe de calidad de la planta de producción)
Leidy Taborda: Realiza la orden de producción y socia propietaria de la empresa.
Jeener Rubiano: Conductor que realiza las entregas.
